Encaminhamento de Chamadas: Horário Comercial e URA

Introdução

Você provavelmente não quer que as chamadas toquem no seu celular no meio da noite. Ainda bem que existe a função de horário de expediente então. Aqui você pode configurar quando seu negócio está aberto e quando você está de folga e, então, redirecionar suas chamadas de forma diferente quando seu escritório está fechado. Para fazer todo esse trabalho, você precisa não apenas configurar seu horário de expediente, mas também garantir que as chamadas sejam encaminhadas para esse menu URA de “horário de expediente” embutido.

Passo 1: Configurar Horário de Expediente

Para configurar seu horário de expediente:

1. Vá para a seção “Administrador 3CX” e depois para “Horário de expediente”:

1. 3CX FREE/SMB - Seu horário de atendimento será aplicado a toda a equipe.
2. Dedicado - Você verá uma coluna extra listando os grupos que você criou, com pelo menos um grupo chamado “Padrão”. O horário de expediente será aplicado apenas aos membros desse grupo.

2. Clique nos dias e especifique o horário de funcionamento.
3. Adicione quaisquer pausas que você possa fazer.
4. Use o botão “Adicionar” e “Limpar” para cada seção para adicionar ou remover horários para todos os dias da semana em uma única ação em massa.
5. Se este grupo estiver em um fuso horário diferente, você pode definir o fuso horário na parte inferior da página
6. Se você tiver vários grupos, repita esse processo para cada grupo.

Passo 2: Atribuir um DID e encaminhar chamadas

Depois de configurar seu horário de atendimento, você deve encaminhar todas as suas chamadas para este número e, em seguida, selecionar o que o sistema deve fazer com base no horário de recebimento da chamada:

1. Na seção “Números DID atribuídos”, selecione um DID que não foi atribuído. Se você tiver apenas um número, selecione esse número.
2. Agora selecione um destino para as ligações recebidas em horário comercial, fora do horário comercial e intervalo:

1. Outro “Usuário”
2. A “Caixa de Correio de Voz” de alguém
3. “Grupo de Toque”
4. “Recepcionista Digital”
5. "Fila”.

Passo 3: Gravar um anúncio

Que tal dar as boas-vindas a quem está ligando enquanto eles esperam que você atenda a ligação? Muito legal né? Para configurar isso:

1. Ative o controle deslizante "Reproduzir anúncio".
2. Grave o que você quer dizer aos seus chamadores. Algo original como “Obrigado por ligar para a Empresa XYZ”. Para gravar sua saudação:

1. Clique no botão “Gravar”.
2. Digite o nome do arquivo desejado e clique no botão “Gravar”.
3. O pop-up mostrará o tempo de gravação. Quando terminar, clique no botão “Parar”.
4. Agora você pode ouvir sua saudação, regravá-la ou clicar no botão de upload para salvar.
5. Sua gravação agora será mostrada na caixa suspensa.

3. Se você já possui um arquivo de áudio, pode enviar seu anúncio como um arquivo WAV. Se você possui um arquivo de música que não se encaixa no formato de áudio necessário, pode usar nossa ferramenta de conversão de áudio.
4. Repita isso com um anúncio diferente para quando estiver de folga ou quando seu escritório estiver fechado.

Se você não visualizar o botão “Gravar”, certifique-se de que seu microfone esteja configurado corretamente e permitido em “Configurações > Áudio/Vídeo”.

Passo 4: Configurar Férias e Feriados

Você vai sair de férias? Ótimo! Então você pode configurar esses dias aqui e ter suas chamadas tratadas como se seu escritório estivesse fechado. Basta clicar no botão “Adicionar” abaixo de “Definir seus feriados” e especificar a data e a hora.

Passo 5: Substituindo o modo aberto, fechado ou em pausa

Começou a trabalhar cedo e quer abrir o escritório? Você pode substituir o horário de funcionamento no menu da conta no Web Client. Claro que você pode fazer a mesma coisa para fechar o escritório mais cedo.

1. Clique no seu avatar. Você precisa ter a função de “Recepcionista” ou “Gerente” no 3CX.
2. Selecione “Substituir horário de expediente”.
3. Use o menu suspenso para selecionar um dos status predefinidos ou crie um “Personalizado” e escolha a duração.
4. Uma das opções é reproduzir um prompt e encerrar a chamada “Reproduzir anúncio e encerrar a chamada”. Isso pode ser útil em caso de emergência ou treinamento.
5. Clique “OK”.
6. Agora ele será exibido até quando a substituição estiver em vigor. Após o tempo decorrido, o horário comercial padrão entrará em vigor novamente.

Passo 6: Recepcionista Digital Avançado

Superou o menu de URA básico? Então você pode criar recepcionistas digitais avançados com muito mais opções! Você precisará fazer isso se quiser permitir que o chamador escolha em uma lista de opções, por exemplo, vendas ou suporte.

Para criar uma recepcionista digital:

1. Vá para “Admin > Tratamento de chamadas”.
2. Clique em “+ Adicionar recepcionista digital”.
3. Dê à sua nova recepcionista digital um nome como "Feriado Público".
4. Se você deseja atribuir um DID a esta URA para as chamadas irem diretamente para esta URA, você pode fazê-lo em “Número DID válido atribuído”. Se você fizer isso, as chamadas irão pular a função de horário comercial e todas as chamadas serão SEMPRE encaminhadas para este DID.
5. Faça upload ou grave sua saudação. Algo como “Obrigado por ligar para XYZ, pressione 1 para vendas e 2 para suporte”. Algumas dicas:

1. Não use caracteres reservados (< > : " / \ | ? * &) no nome do arquivo de prompt.
2. Se pretende pré-gravar o seu anúncio, faça-o no formato PCM, 8 kHz, 16 bit, Mono. No Windows Sound Recorder você deve usar a opção “Salvar como” para salvar neste formato. Não use o formato MP3. Você pode usar nossa ferramenta de conversão de áudio.
3. Anuncie o número que o usuário precisa pressionar após a opção, ou seja, “Para vendas, pressione 1”.

6. Selecione o destino desejado para cada dígito.
7. Na guia de opções, você pode selecionar várias opções, como um idioma de prompt diferente ou uma rota alternativa para mensagens SMS enviadas para esse número.
8. Clique em “Salvar”.

Veja também

• Leia nosso guia sobre como Gerenciar Chamadas em Fila usando a tela de presença.
• Guia de como gerenciar o status de seus agentes nas filas.
• Como habilitar a funcionalidade Chamar por Nome.
• Converse com os visitantes do seu site instalando o Chat ao Vivo 3CX para WordPress

Última Atualização

Este documento foi atualizado pela última vez em 13 de Agosto de 2023.

https://www.3cx.com.br/docs/manual/ivr-recepcionista-digital/