O que é um Sistema de Telefonia PABX?

Um sistema telefônico PABX é a espinha dorsal da comunicação de muitas empresas. Ele gerencia as chamadas recebidas e efetuadas, garantindo a comunicação em toda a organização e com os clientes.

Neste artigo, explicaremos o que é um sistema telefônico PABX, os benefícios que ele traz para as empresas e como nós da 3CX o tornamos fácil e acessível.

Um sistema telefônico PABX (Private Branch Exchange) é uma rede telefônica privada usada dentro de uma empresa para lidar com chamadas de entrada e de saída.

Uma grande melhoria dos sistemas PABX modernos é que eles permitem que os usuários se conectem diretamente a outros telefones, sem depender de uma central telefônica. Por outro lado, as primeiras versões dos sistemas telefônicos comerciais, como o KTS (key telephone system), exigiam uma operadora ou central telefônica para conectar as chamadas. Os sistemas PABX modernos também suportam SIP (protocolo de iniciação de sessão) e telefones IP, geralmente chamados de sistemas VoIP, que permitem que os usuários façam chamadas pela Internet.

Um sistema telefônico PABX permite que as empresas tenham mais linhas telefônicas e permite chamadas gratuitas entre usuários. Ele também oferece recursos como transferências de chamadas, correio de voz, gravação de chamadas, menus interativos de voz (URA) e filas de chamadas.

Não há diferença significativa entre PABX e PBX. PBX significa Private Branch Exchange (Troca de Ramal Privado), enquanto PABX significa Private Automatic Branch Exchange (Troca de Ramal Automático Privado). A parte “automática” de PABX destaca o fato de que esses sistemas não precisam mais de operadores manuais para encaminhar as chamadas, mas, atualmente, os termos PBX e PABX são frequentemente usados de forma intercambiável, pois os sistemas modernos são todos automáticos.

Para obter mais informações sobre isso, dê uma olhada em nosso artigo sobre a diferença entre PABX e PBX.

Um sistema PABX IP é um sistema telefônico empresarial moderno que usa o Protocolo de Internet (IP) para encaminhar e gerenciar chamadas telefônicas. Diferentemente dos sistemas PABX tradicionais que dependem de linhas telefônicas, os sistemas PABX IP usam a conexão com a Internet para lidar com a comunicação, oferecendo às empresas mais flexibilidade e custos mais baixos.

Com um PABX tradicional, as empresas ficam limitadas a um número fixo de linhas externas (troncos) e ramais internos. Os usuários compartilham essas linhas para chamadas externas e, muitas vezes, precisam de telefones proprietários, prendendo as empresas a um fornecedor específico. A troca de sistemas exige a substituição de todos os telefones, o que torna cara e difícil a mudança ou o afastamento da configuração original.

A mudança para um PABX IP traz muitos benefícios e abre possibilidades, permitindo um crescimento quase ilimitado em termos de ramais e troncos e introduzindo funções mais complexas que são mais caras e difíceis de implementar com um PABX tradicional, como:

• Grupos de toques
• Filas de espera
• Recepcionistas digitais
• Correio de voz
• Relatórios
• Intercomunicação / Paging

Um sistema telefônico PABX pode ser instalado no local ou hospedado na nuvem. Abaixo, detalhamos mais sobre isso.

Sistemas PABX locais

Os primeiros sistemas PABX eram todos locais e usavam linhas telefônicas físicas para conectar o POTS (Plain Old Telephone Service) a uma PTSN (Public Switched Telephone Network). Essa configuração se tornou menos comum com a eliminação gradual da Rede Digital de Serviços Integrados (ISDN). Atualmente, os sistemas de PABX no local geralmente usam entroncamento SIP e VoIP para dar suporte a comunicações baseadas na Internet. Eles são uma opção confiável para grandes empresas, pois lidam com infraestruturas com vários ramais de forma eficaz.

Sistemas PABX em nuvem/hospedados

Os sistemas PABX hospedados também são conhecidos como sistemas PABX em nuvem, pois são executados inteiramente na nuvem. Isso elimina a necessidade de hardware no local e simplifica a expansão. Assim como os sistemas locais, um sistema de PABX hospedado usa entroncamento SIP e VoIP para permitir chamadas baseadas na Internet. Com o 3CX, seu PABX também pode ser auto-hospedado, o que lhe dá controle total, permitindo que você hospede o sistema com sua própria conta Amazon AWS, Google ou Digital Ocean.

Para obter mais informações, recomendamos dar uma olhada em nossa postagem no blog sobre como escolher uma solução de PABX.

Um conjunto simples de ramais de escritório pode atender às necessidades básicas de uma pequena empresa, como correio de voz e transferência de chamadas, mas uma empresa de qualquer porte estaria perdendo os recursos avançados de um sistema de comunicação moderno se não levasse em conta o que um PABX pode oferecer.

Preferência do usuário

A Salesforce informou que 88% dos clientes usam chamadas telefônicas para interagir com as empresas. Ao implementar um sistema PABX, você não estará apenas acompanhando a preferência do cliente, mas também garantindo que sua empresa possa oferecer o suporte imediato e pessoal que os clientes esperam.

Economia de custos

Apesar de os sistemas legados terem menos recursos, eles tendem a custar mais, tanto em manutenção quanto em contas telefônicas mensais. Com um sistema PABX, você pode reduzir as despesas de manutenção, diminuir as contas mensais usando a comunicação baseada na Internet e evitar atualizações dispendiosas de hardware.

Mais fácil de manter

A fiação e o hardware dedicados exigem serviço especializado. Como um sistema telefônico moderno usa uma conexão com a Internet, ele pode usar a infraestrutura de LAN existente. A manutenção do sistema é feita principalmente por meio de uma interface de computador e os usuários podem adicionar uma segunda linha telefônica, por exemplo, em minutos.

Conecte-se pela Internet

Além de facilitar a manutenção, o uso de conexões com a Internet significa que as empresas podem acessar seu sistema telefônico de qualquer lugar. Isso facilita a conexão de vários escritórios.

Mobilidade e trabalho remoto

Mesmo que os usuários não estejam em nenhum escritório, eles ainda podem usar um navegador da Web ou um telefone celular para gerenciar suas comunicações. Em um aplicativo da Web ou móvel, os usuários podem ligar para o ramal de um colega, atender às chamadas recebidas ou ligar para números externos. Eles também podem ver o identificador de chamadas, transferir chamadas e configurar o encaminhamento de chamadas. Além disso, alguns sistemas telefônicos para escritórios integram vídeo e mensagens de texto comerciais.

Fácil expansão

Um sistema telefônico IP também é mais fácil de expandir. Adicionar um novo ramal pode ser tão fácil quanto configurar um usuário on-line e, em seguida, conectar um telefone. A 4finance, uma empresa multinacional de rápido crescimento, descobriu que a atualização para o PABX IP da 3CX não apenas acomodou sua expansão, mas também levou a um aumento na produtividade da equipe, graças à facilidade de uso oferecida.

Comunicações empresariais modernas

Os sistemas modernos de PABX incluem ferramentas como videochamadas e webconferências, permitindo a comunicação face a face, não importa onde sua equipe ou clientes estejam localizados, bem como mensagens instantâneas e respostas de mídia social para uma abordagem omnicanal.

Integração com outros softwares

O software empresarial está se movendo em direção à computação em nuvem e um PABX IP pode se integrar a CRMs, por exemplo. Isso permitiria que as empresas sincronizassem contatos e gerenciassem informações em um único local.

Tecnologia avançada

A tecnologia de escritório PABX abre as portas para uma maior variedade de acessos telefônicos:

• Softphones: Os softphones podem transformar qualquer computador em um telefone, permitindo que os usuários façam e recebam chamadas por meio do software. Isso os torna flexíveis e fáceis de usar, especialmente para equipes remotas.
• Telefones da Web: Os telefones da Web oferecem a conveniência de um softphone, mas são executados diretamente em um navegador da Web. Isso os torna acessíveis de qualquer dispositivo com um navegador, usando credenciais seguras, sem a necessidade de instalar software adicional.
• Aplicativos móveis: os aplicativos móveis permitem que os usuários acessem o número de telefone comercial e os recursos de seus smartphones pessoais. Isso significa que você pode permanecer conectado ao ramal do seu escritório onde quer que esteja, o que o torna ideal para trabalho remoto e comunicação em trânsito.

Esta seção o orientará sobre os principais aspectos a serem considerados ao escolher um sistema PABX, garantindo que ele não apenas se adapte à sua empresa agora, mas que possa crescer facilmente com você.

1. Escalabilidade

Sua empresa provavelmente crescerá, e seu sistema PABX deve crescer com ela. Comece avaliando a facilidade de escalonamento do sistema. Isso significa que você não precisará se preocupar com o crescimento do seu sistema ou com atualizações complicadas no futuro.

2. Fácil configuração e gerenciamento

Escolha um sistema PABX que seja rápido de configurar e fácil de gerenciar. Ele deve oferecer etapas de instalação claras e um painel de controle simples para lidar com tarefas como adicionar usuários ou atualizar configurações. Dessa forma, sua equipe pode gerenciá-lo sem precisar de suporte constante de TI, economizando tempo e evitando interrupções.

3. Facilidade de uso

Procure um sistema que seja intuitivo e fácil para a sua equipe usar imediatamente, com pouca ou nenhuma curva de aprendizado. Eles devem poder começar a gerenciar as chamadas em dispositivos que já conhecem, como desktops ou smartphones, assim que o sistema for configurado.

4. Estrutura de custos

A previsibilidade de custos é fundamental. Procure uma solução de PABX que ofereça uma taxa anual fixa em vez de cobranças mensais variáveis por usuário. Dessa forma, você evita custos inesperados e pode fazer um orçamento mais eficaz. Não se esqueça de verificar se o sistema exige complementos ou atualizações caras no futuro.

5. Flexibilidade com provedores de VoIP e hardware

Seu provedor deve lhe dar a liberdade de escolher seus próprios provedores de VoIP e hardware. Isso garante que você não fique preso a opções caras e exclusivas. A possibilidade de selecionar seus próprios provedores permite que você compre as melhores tarifas e serviços que atendam às necessidades exclusivas da sua empresa. A capacidade de escolher seu próprio hardware significa que você pode controlar os custos e atualizar os dispositivos quando estiver pronto.

6. Variedade de recursos

Um bom sistema PABX deve vir equipado com uma variedade de recursos telefônicos projetados para melhorar a comunicação e aumentar a produtividade. No mínimo, seu sistema deve oferecer ferramentas essenciais, como:

• Correio de voz
• Encaminhamento de chamadas
• Filas de chamadas
• Videoconferência
• Resposta interativa de voz (IVR)

Esses recursos facilitam a colaboração e a conexão da sua equipe, quer ela esteja no escritório ou trabalhando remotamente. Além disso, considere quaisquer necessidades específicas que sua empresa possa ter, como integração de CRM, ferramentas de relatórios ou suporte a aplicativos móveis.

7. Segurança robusta

Com os sistemas de comunicação modernos, a segurança é uma prioridade máxima. Certifique-se de que o sistema escolhido tenha recursos de segurança robustos, como criptografia, firewalls e autenticação de usuário, para proteger seus dados. Um sistema PABX baseado em nuvem geralmente inclui padrões de segurança incorporados, o que é uma vantagem significativa para proteger informações comerciais confidenciais.

A 3CX se estabeleceu como o principal fabricante de PABX IP, marcando todas as caixas de seleção para qualquer empresa que esteja procurando recursos de nível empresarial. Veja o que você pode esperar de nós.

• Preços baixos: A 3CX oferece preços anuais fixos. Em comparação com os planos mensais que cobram por usuário, isso pode fazer com que as empresas economizem até 80% nos custos telefônicos mensais.
• Variedade de opções: Escolha entre PABX no local, hospedado e auto-hospedado para atender exatamente às necessidades de sua empresa.
• Licenciamento flexível: O preço também se baseia em chamadas simultâneas. Se uma empresa tiver 50 usuários, a maioria dos provedores de sistemas telefônicos cobra por todas as 50 linhas, mesmo que eles usem apenas 10 linhas por vez.
• Sistema de comunicação completo: O 3CX oferece videoconferência e chat ao vivo incluídos no custo. Ele também se integra aos CRMs mais comuns, ao WhatsApp e às mensagens instantâneas.
• Flexibilidade: Com o 3CX, as empresas escolhem seu próprio tronco SIP e telefones VoIP. Como o 3CX é de padrão aberto, ele se integra aos provedores de serviços e ao hardware mais comuns. Isso significa economia em hardware, números gratuitos, chamadas de longa distância e muito mais.
• Mobilidade: o 3CX oferece aplicativos completos para navegadores da Web, bem como para dispositivos iOS e Android.
• Fácil escalabilidade: À medida que a empresa cresce, o software da 3CX se expande facilmente. O licenciamento flexível também facilita o aumento ou a redução do serviço telefônico.